Freie Zeit sinnvoll nutzen – 15 Tipps für Freelancer und Selbstständige

1. Abrechnung, Buchungen, Steuern

Ein leidiges Thema für Selbstständige: Buchungen, Abrechnung und Steuern. Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass Disziplin und Motivation das A und O sind. Werden Rechnungen und Belege immer sofort verbucht hilft das, den Überblick zu behalten und gesetzte Fristen nicht ungeachtet verstreichen zu lassen.

Falls doch das ein oder andere liegengeblieben ist, bietet sich freier Zeitraum zwischen Aufträgen förmlich an, um Papierkram zu erledigen. Insbesondere die ersten Tage des Jahres, an denen es meist etwas ruhige ist, bieten sich an,  frühzeitig alle notwendigen Unterlagen für die Einkommensteuererklärung  zusammenzusammeln. So kann man sich in der Zeit, in der sich Aufträge endlos aneinanderreihen, voll und ganz auf die eigentliche Arbeit konzentrieren, ohne dabei zusätzlichen Verwaltungskram erledigen zu müssen.

2.  Muster-/ Vorlagenerstellung

Vorlagen und Muster können helfen, bestimmte Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und einiges an Zeit zu sparen. Die Standardisierung von Arbeitsschritten macht immer dann Sinn, wenn diese in identischer oder leicht veränderter Form immer wieder im Arbeitsalltag benötigt werden.

Muster und Vorlagen für Webdesigner oder Webentwickler könnten beispielsweise sein:

– Typo3- / WordPress- Mustersysteme
– Standardisierte HTML / CSS – Vorlagen
– Vorlagen im Schriftverkehr wie Fahrtkostenübersicht, Verträge, Gesprächsprotokolle, Muster für Vorbereitungsgespräche etc.
– Vorlagen im Emailverkehr

3. Kundenakquise und neue Aufträge

Gerade für Neueinsteiger kann die Akquise von neuen Aufträgen in mauen Zeiten zu einer echten Nervenprobe werden, schließlich muss der Betrieb finanziert und nicht zuletzt der eigene Lebensunterhalt gesichert werden.

Die Problematik hinter der Neukundengewinnung ist dabei so vielschichtig wie der Markt selbst. Konkurrenz, Preise, Leistungsspektrum, Auftreten nach außen, Marktpräsenz,  Erfahrung, Qualität, Know-How etc. sind nur einige ausschlaggebende Aspekte, die über die Gewinnung von Kunden entscheiden. Diese Aspekte gilt es aber auch bei guter Auftragslage stets zu hinterfragen.

Da der Berg allerdings nicht immer zum Propheten kommt, gilt es, statt vor dem Telefon zu warten, aktiv Maßnahmen zu treffen, die zu neuen Aufträgen führen können. Solche Schritte könnten beispielsweise sein:

– In Xing, Facebook und andere sozialen Netzen aktiv werden
– Privates Netzwerk ansprechen:  Freunde, Bekannte, Familie und alte Kontakte nutzen
– Vorstellung des eigenen Angebots in Internetforen, Communities,
– Bestandskunden Optimierungs- und Ergänzungsmöglichkeiten anbieten
– Aufragsportale nutzen: etwa 12designer.com, 99designs.de, myHammer (Problem: oftmals Arbeit zu Dumpingpreisen)
– Telefonmarketing und Klinkenputz: sinnvoll ist es, sich vorab eine Liste mit Kontakten von Firmen und Institutionen anzulegen, die eure Hilfe dringend benötigen könnten. Veraltete Websites und Logos etc. sind hierfür oft ein erstes Indiz
– Werbetrommel rühren: Werbeaktionen, Anzeigen, Plakate, Flyer etc.
– Kontakte knüpfen auf Messen, Vorträgen und Veranstaltungen

4. Eigene Ideen verwirklichen

Eine neue App oder ein neues Tool kommt auf den Markt. Nach dem Ausprobieren denkt man sich, die Idee war ja eigentlich so simpel und die Umsetzung hätte ich eigentlich auch fertig gebracht. So oder so ähnlich ist mir jedenfalls schon oft ergangen.

In der freien Zeit zwischen Aufträgen bietet es sich an, auch eigene Ideen zu entwickeln und eigene Konzepte umzusetzen.  Da man allerdings nie genau einschätzen kann, wie lange man sich mit einem eigenen Projekt beschäftigen kann, empfehle ich, alle Ideen und Arbeitsschritte sauber zu dokumentieren. Dies erleichtert es einem, auch zu einem späteren Zeitpunkt wieder schnell in das Projekt zu finden.

5. Suchmaschinenoptimierung /SEO

Das Thema Suchmaschinenoptimierung ist eng mit der Gewinnung von Neukunden verwurzelt. Denn nur wer von potentiellen Kunden in Google auch gefunden wird, hat eine realistische Chance, seinen Kundenstamm über das World Wide Web auch zu erweitern.

Suchmaschinenoptimierung ist allerdings keine einmalige Sache, sondern ehr ein immer weiterlaufender Prozess, der sich aus mehr oder weniger aufwendigen Aufgaben zusammensetzt. Gerade deshalb eignet sich Suchmaschinenoptimierung auch für Phasen mit wenig freier Zeit.

Typische Aufgaben hierbei sind:
– On-Page Optimierung: Setzen von Meta-Tags, URL-Forming, Verwendung von Keywords in Überschriften, W3C Validierung, Seitentitel optimieren etc.
– Aufbau von Backlinks
– Ladezeiten der Seiten verbessern
– Keywordspotting
– Keyword-Optimierung:  Optimierung von Seiten, Texten und Inhalten hinsichtlich bestimmter Suchanfragen
– Traffic-Analyse und Auswertung von Besuchszahlen
– Ad-Words

Tip:
Ihr habt eine revolutionäre Idee, ein Tool oder eine App entwickelt oder habt besondere Erfahrungen auf einem speziellen Gebiet gesammelt? Dann berichtet auf der eigenen Seite umfangreich darüber, mit Texten, Videos und Bildern, stellt es in Foren vor und teilt es in den sozialen Netzen. Insbesondere Nischenprodukte und Spezialanwendungen eigenen sich hervorragend, um Suchanfragen auf die eigene Seite zu leiten.

6. Pflege des eigenen Webauftritts

Ein Thema, das besonders in stressigen Zeiten oft stiefmütterlich behandelt wird, ist die redaktionelle Pflege des eigenen Webauftritts.
Die Webseite ist die digitale Visitenkarte, die Besucher vom eigenen Angebot und der Qualität überzeugen soll. Ist das Layout allerdings verstaubt oder der Inhalt der Seite veraltet, so kann die Webpräsenz im schlimmsten Fall auch abschreckend auf Interessenten wirken.

Insbesondere Referenzen, Angebote und Kontaktdaten sollten daher immer auf dem neusten Stand sein. Auch bietet es sich in der freien Zeit an, sich Gedanken über zusätzliche Funktionen, Angebote, thematische Ergänzungen und eine Weiterentwicklung des Screendesigns zu machen. Je nachdem wie viel Zeit einem zur Verfügung steht können einfache Änderungen dabei Schritt für Schritt abgearbeitet werden. Bei größeren „Umbauten“ empfehle ich, sich vorher den zeitlichen Ablauf und die Erreichbarkeit der Seite genauestens zu überlegen. Denn auch eine halbfertige Seite oder ein Baustellenschild sind ehr hinderlich als dass sie in irgendeiner Form Nutzen bringen: nämlich Informationen an den Besucher zu vermitteln.

7. Weiterbildung

„Wissen ist Macht“ – Für Selbstständige ist Wissen allerdings vielmehr die Grundvoraussetzung, um die Palette an angebotenen Dienstleistungen erweitern bzw. die Qualität des Angebots verbessern zu können.

Ob Tutorials, Videotrainings, Podcast oder Blogs, ob Photoshop, HTML5, Illustrator, Javascript oder 3D-Modellierung: Im Web ist es für Wissenshungrige aufgrund der Überflutung an Material und Themen heute nahezu eine echte Kunst, mit gezieltem Lernen beginnen zu können.

Aus meiner Sicht ist es jedenfalls kein effizientes Vorgehen, sich parallel mit 10 neuen Thematiken zu befassen und gleichzeitig auch noch mit dem Lernen von drei neuen Sprachen zu beginnen. Rom wurde schließlich nicht an einem Tag erbaut.

Ich empfehle daher vorher kurz zu überlegen, welchen Zeitaufwand das Thema benötigt, was man damit erreichen möchte, ob man überhaupt Lust und Interesse daran findet und ob die Thematik überhaupt eine Bereicherung für die Arbeit darstellt. Erst dann sollte man sich auf die Suche nach dem Lernmaterial machen. Viele schwören weiterhin auf das klassische Buch, andere wiederum auf Onlinetrainings von Galileo oder Video2Brain, wieder andere auf eine Kombination aus beidem.

Welches Medium sich am besten eignet muss also jeder für sich selbst herausfinden. Noch ein abschließender Tipp hierzu: Nehmt euch die Zeit, Tutorials und Übungen je nach Komplexität nach einiger Zeit zu wiederholen, denn frisch angeeignetes Wissen geht ohne regelmäßige Anwendung auch schnell wieder verloren.

8. Inspirationen sammeln

Inspiration ist für Grafiker und Designer ein Gut von unschätzbarem Wert und insbesondere in kreativen Berufsfeldern auch ein entscheidender Aspekt für die Qualität der eigenen Dienstleistungen. Denn nur durch Inspiration lassen sich auch neuartige, großartige Ideen entwickeln.

Als Grafiker/Designer sollte man deshalb stets Ausschau nach optisch ansprechenden Farbkombinationen, Print- und Weblayouts, Typografie,  Gestaltungselementen, Animationen, Effekten oder auch thematischen Aufhängern, Wortspielen und Werbeideen halten. Insbesondere im Web gibt es unzählige Showcase-Webseiten, die sich mit der Veröffentlichung und der Suche nach neuen Layout-Ideen befassen.

Da unser Gedächtnis nicht über unbegrenzten Speicher verfügt ist es wichtig, sich die Ideen nicht ausschließlich zu merken. Man sollte die Eingebungen idealerweise handschriftlich oder in digitaler Form nicht nur mit Hilfe von Skizzen /Screenshots und Bildern festhalten sondern sich hierzu auch einige schlagkräftige Notizen machen. Diese erleichtern es einem  auch nach längerer Zeit, sich die Idee ins Gedächtnis zurückzurufen und ggf. für andere Projekte zu verwenden.

9. Nichts-Tun und Regeneration

Was zunächst ein wenig paradox klingt, besitzt durchaus einen äußerst ernstzunehmenden Hintergrund. Um es ganz klar zu formulieren: es ist keine Schande, auch mal nichts zu tun.

Gerade für Selbstständige und Freelancer besteht meiner eigenen Erfahrung nach die erhöhte Gefahr, dass sich Job und Privatleben mit zunehmender Zeit immer schlechter voneinander trennen lassen. Der Prozess ist dabei oft schleichend: Es beginnt mit ein paar Stunden länger arbeiten, dann wird auch der Samstag  für dringende Arbeiten herangezogen und schließlich verbringt man auch Sonn- und Feiertage im Büro. Drehen sich dann die Gedanken während der Freizeit nur noch um Probleme und Termindruck, ist es höchste Zeit abzuschalten.

Sport, Sauna, abends in gemütlicher Runde ein Bier trinken, mit Freunden gemeinsam etwas unternehmen, ein Spaziergang, Musik, Kino, Theater ja sogar Computer- oder Brettspiele oder kochen: auch kleine Dinge können helfen, Abstand von der Arbeit zu gewinnen, den Körper zu regenerieren und auf andere Gedanken zu kommen. Verweigert man dem Körper diese Regeneration, so kann dies langfristig zu psychischen und körperlichen Krankheiten führen.

10.  Blog einrichten / neuen Blog Artikel verfassen

Ein Weblog ist nicht nur ein ausgezeichnetes Mittel um den Bekanntheitsgrad im Netz zu steigern. Auch ein verbessertes Suchmaschinenranking, der Aufbau von Kontakten und die Vermittlung von authentischen Informationen (Testberichte, Tutorials , Empfehlungen, Tips aus erster Hand etc.) zählen zu den Vorteilen dieses Kommunikationsmediums.

Zwar sind für die Einrichtung eines Blogs auch keine oder sehr wenig finanzielle Mittel notwendig, doch das regelmäßige Verfassen von neuen Beiträgen, Themenfindung und Weiterentwicklung können einiges an Zeit in Anspruch nehmen.

Weitere Informationen zum Thema Corporate Blogs findet ihr in meinem Artikel .

11. Social Networking

Neue Kontakte knüpfen, über vergangene Projekte und Aktionen berichten, Beiträge teilen und kommentieren, neue Videos oder Fotos hochladen etc.: in den sozialen Netzwerken wie Facebook, Twitter und Xing gibt es immer etwas zu tun. Da sich Netzwerktätigkeiten gut voneinander abgrenzen lassen und einen überschaubaren Zeitaufwand benötigen, kann man diese ohne Probleme auch als Lückenfüller im Tagesgeschäft einbauen.

12. Aufräumen und archivieren

Ordnung muss sein, und das sowohl in der realen als auch in der digitalen Welt. Mit der Zeit sammeln sich immer mehr Daten und Material für Projekte an. Nutzt die freie Zeit, um dieses zu strukturieren und zu archivieren. Ein übersichtliches Ablagesystem ermöglicht ein effektiveres Arbeiten und hilft euch, den Überblick zu behalten und somit viel Zeit bei der späteren Suche nach einzelnen Dateien zu sparen.

Einige Tipps für mehr Ordnung in der realen Welt:

– CDs und DVDs sollten immer beschriftet sein
– Alphabetisches Ablagesystem von Projekten, Anlegen von Projektordnern
– Nach der Arbeit Ordnung auf dem Schreibtisch schaffen
– Abheften von Skizzen und Scribbles

Einige Tipps für mehr Ordnung in der digitalen Welt:

– Aufräumen des Desktops: Verschieben von Dateien in Projektordnern
– Eindeutige Kennzeichnung von Dokumenten
– Löschen von doppelten und nicht mehr benötigten Dateien
– Organisieren des Bildmaterials: Verwendung von Bildverwaltungssoftware (iPhoto, Adobe Bridge etc.), Kennzeichnung der Bilder
– Anlegen eines separaten Ordnersystems für Designelemente wie beispielsweise Freebies, Icons, Schatten-Pngs, Pinsel, Schriftarten, Vektorgrafiken etc.
– Aufräumen des Download-Verzeichnisses

13. Konkurrenz Analysieren

Es kann nie Schaden, einen Blick auf die Konkurrenz zu werfen. Dabei soll es aber nicht nur darum gehen, sich einen Überblick über die Stärken und Schwächen zu verschaffen sondern auch kritisch hinterfragen, wie sich die Wettbewerber auf dem Markt positionieren, welche Zielgruppe die Unternehmen ansprechen und wo die Unterschiede im Leistungsangebot liegen. Besonders für Neueinsteiger kann letzterer Aspekt entscheidend sein, um eine Nische zu ermitteln und auf dem Markt Fuß zu fassen.

14. Ausgaben optimieren

Bei der Analyse der eigenen Geschäftsbilanz macht durchaus Sinn, nicht nur einen Blick auf die Einnahmen sondern auch auf die Ausgaben zu betrachten. Insbesondere hinter langfristigen Verträgen und regelmäßig wiederkehrenden Ausgaben wie:

– Mobilfunkverträge
– Webhostingverträge
– Telefontarife
– Versicherungen
– Kontogebühren

steckt oftmals erhebliches Optimierungspotential. Steht einem ein wenig Zeit zur Verfügung, so kann diese sinnvoll genutzt werden, um sich über neue Tarife zu informieren, diese mit bestehenden zu vergleichen und neue Angebote von konkurrierenden Anbietern einzuholen.

15.  Erweiterung / Verbesserung der Geschäftsausstattung

Zur Grundausstattung eines Geschäfts zählen klassischerweise Logo, Briefpapier und Visitenkarte. Je nach Bedarf bietet es sich an, das eigene Spektrum um Ausstattung um verschiedene Facetten, beispielsweise eine Imagebroschüre, ein Imagevideo oder ergänzendes Werbematerial zu erweitern.

Gerade gegenüber Kunden und Geschäftspartnern ist der erste Eindruck meist der wichtigste. Daher ist ein professioneller Auftritt von entscheidender Bedeutung.